Referat frå styremøte 25.03.2010
Invitert: Anne C. Dyve, Beniamin Acatrinei , Runar Kolsrud, Morten Bellika Johansen, Jørn Damslora, Kim Tronrud, Emil Listerud, Oddrun Helen Brattrud, Gro Merete Holde, Ann Stensrud, Tove S. Haugen, Emil Listerud, Knut Omar Storsveen, Oddvin Sørbøen, Anne Grethe S. Aamodt
Meldt forfall: Oddvin Sørbøen
Tilstede: Anne C. Dyve, Runar Kolsrud, Jørn Damslora, Beniamin Acatrinei, Gro Merete Holde, Morten Bellika Johansen, Emil Listerud, Knut Omar Storsveen, Oddrun Helen Brattrud, Tove S. Haugen.
Sak 27/10 – Godkjenne innkalling m/sakliste idiskusjonstema
Vedtak: 31/10 legges til slutt, 34/10 går inn i diskusjonstema, 35/10, 38/10 er ei statussak, eventuelt saker: • om håndball, • kven overtar politiattest. Elles godkjent.
Sak 28/10 – Godkjenne referat frå styremøte 07.01.10 og 11.02.10
Vedtak: Revy er på plass, det var kommentarar på tida på revy. Adm. Stillings% (11/2 ref)
Sak 29/10 – Referatsaker
Kostnadsendringene fra Fotballforbundet. I mars endra fotballforbundet ein del avgifter. Det var eit uheldig tidspunkt. Jørn undersøker meir om saken, og blir med ev med på ein kommentar. Møte med frivilligsentralen Ønsker å bygge om kjøkkenet slik at det blir trivligar. Bente B. Dokken ser litt og ryddar litt i Idrettslagets eigendeler. Bente avtalar med Ester. Møte med næringslivet Under kultursti Aktivitetslederkurs: 12 på skileik kurs i går (24/3) Gro Merete var godt fornøgd med kurset. Hedalen Ungdomslag: Jørn orienterte litt om spørsmålet frå ungdomslaget om felles innkjøp av utstyr. Vi diskuterer dette meir når vi hører meir om søknader på tilskudd.
Sak 30/10 – Statussaker
Arkiv: Mykje er hjå Jørn pga bokskriving. Jubileumsbok: 2011 er meir eit realistisk år. Vi satsar på å ha den klar til 5/3 -11. Kongsvegtrippelen: 176 påmeldte bra vær. Det kom positive kommentarar på startpuntet Hellebekken. Sykkelsportens dag: Jørn jobbar med forbundet ang kurs denne dagen 5/6. Kjører på samre leist som før. Tilskuddssøknader: if, 50000, SB1 220000, Fylkeskommuna intigreringsmidler, helse og re.hab. frist i mai, ligger litt . Dvd: Dvd er snart klar. Statoil og Spar er mest aktuelt salgsted. Pris 150,-.
Sak 31/10 – Evaluering av stillingen som daglig leder Daglig lederstillingen har eksistert et halvt år. Den bør evalueres jevnlig. Rett før årsmøtet og budsjettpresentasjon virker som et fornuftig tidspunkt. Er den verdt pengene sine? Er arbeidsinstruksen hensiktsmessig? Hvordan organiserer vi arbeidet om vi velger en annen løsning?
Forslag til vedtak: Vi opprettholder en 20 % stilling med ansvar bl.a for oppfølging av samarbeidsavtaler, tilrettelegging av aktivitetskalenderen og tilskuddsøknader.
Vedtak: Flyttes til sist på lista.
Sak 32/10 – Hva er Bagn IL? Det viktigste med møtet er at Oddrun og Beniamin kommer best mulig inn i arbeidet Bagn IL driver med. Knut Omar innleder litt om Bagn IL. Vedtak: Knut Omar orienterte litt om laget. Turguid, Revy ol som inntektstiltak. Vi vil ha regnskapet over på Norsk standard. Det vart med to nye i styret og det var bra. Det var tungt å få besatt verva i styret i år. Bagn IL driver med mykje meir enn det folk trur, for eksempel kinovakt, varekjøring med scooter ol (den er slutt no). Undergruppene er med i særforbund (ikkje alla). Bagn IL drifter og bagn.no
Sak 33/10 – Oppfølging av handlingsplaner Hvordan gjennomføre handlingsplanen(e) i løpet av året?
Vedtak: Vi har tenkt å gå for seks møter, og da må vi bruke handlingsplanan meir aktivt. Vi ser på våre handlingsplanar på neste møte.
Sak 34/10 – Idrettstilbudet opp til 12 år I Bagn IL dukker det jevnlig opp kamper mellom de forskjellige undergruppene og allidretten/barneidretten. Disse debattene er sjelden preget av barnet sitt beste, ildsjelene sin kapasitet eller idrettslagsstyret sitt vedtak. Vinneren av debatten er som regel den treneren som legger ned mest tid i sin aktivitet. Barna, foreldrene og styremedlemmene blir gjerne kasteballer i disse diskusjonene. Barna må gjerne velge aktivitet på et langt tidligere tidspunkt enn styret ønsker. De som snakker om Bagn IL som ski og fotball får vann på mølla. Vi forbruker gjerne unødvendig mange ildsjeler på uønskede aktiviteter med de nedbrytende debattene disse medfører. Nye aktivitetstilbud blir gjerne startet ved siden av Bagn IL. Og de organiserte tilbudene vi har for de små medfører gjerne kostnader vi fint kan organisere oss bort fra (særkretsavgifter osv) Jeg tror tiden er inne for å diskutere hvilket aktivitetstilbud vi mener er best for barna og de som skal følge dem på alle aktiviteter.
Forslag til vedtak: Jeg ser for meg denne modellen for vinteren 2010/2011. Allidretten organiserer alle treningene for våre medlemmer under 12 år (muligens 10 år i en innkjøringsperiode). Den enkelte undergruppe bistår med kunnskap som ligger i deres fagfelt. Allidretten går to dager i uka. Kompetente foreldre/trenere innhentes som instruktører til den enkelte aktivitet. Ungene deles i 3 aldersgrupper. Det utnevnes en hovedansvarlig for hver gruppe. Av disse 3 velges en som leder av barneidretten og sitter i styret i Bagn IL.
Vedtak: Utsatt.
Sak 35/10 – Hvor mye er vi villige til å tape på samarbeidstanken som preger Sør-Aurdal?
Vedtak: Utsatt.
Sak 36/10 – Grendetreff 2010 Vi har tidligere diskutert rammene for grendetreffen. Noen av våre samarbeidspartener og daglig leder ønsker at Grendetreffen skal gis mulighet til å bli noe mer en fotballturnering. Vi har allerede bestemt oss for å lage fest på kvelden. Om kommunen på et eller annet tidspunkt greier å si to årstall blir det trolig samling for noen årskull med Sør-Aurdøler på fredag. Næringslivet er invitert og en del har takket ja til å lage aktivitetsstand som profilerer dem på Fossvang 11. sept. I forhold til størrelsen på turneringen har jeg gjort et overslag for meg selv. Vi kan relativt greit håndtere en turnering med 60 lag. Dette gir følgende muligheter for utvidelse. Jeg setter dem opp i min prioriterte rekkefølge: 1: Bygdene kan stille med mer enn 1 lag pr klasse. (Jeg ble faktisk litt lei meg i fjor når jeg møtte fotballspillere uten utstyr på Fossvang. Fotballspillere som ikke er fra Bagn, men som har kjærester på Bagn. Fotballspillere som ikke trodde de var kvalifisert til å delta grunnet grendestempelet) 2: Hyttevelene inviteres til å stille lag. 3: Begnadalen deles i to og inviteres til å stille lag. 4: Aurdal deles i 3 å inviteres til å stille lag. 5: Danebu hyttevel inviteres til å stille lag. Forslag til vedtak: Bagn IL går for å utvide grendetreffen ved å gjennomføre pkt 1 og 2 ovenfor, samtidig som mengden ikke fotballaktiviteter forsøkes økt. Anne tar den vanskelige jobben med å finne kontaktpersoner i de tradisjonelle grendene. Jørn tar seg av hyttevelene. Det settes av 600 kr til plakater med markedsføring. Daglig leder er ansvarlig for koordineringen av arrangementet. Koordineringen skal så langt det lar seg gjøre følge planene for finansiering av fotballaktiviteten vår.
Vedtak: Grendatreffen vart diskutert på næringslivsmøte og vart godt mottatt. Ved 10 – 15 minutters kampar vil vi kunne håntere ca 60 lag. Vi bør ha ein påmeldingsfrist på ca ei veke før cupen. Har folk lyst til å vera med men ikkje har lag så sei i frå så blir det ordna. Har tankar om seks banar på Fossvangområdet. Anne finner grenderepresenantar så fiksar Jørn reisten. Vi kårar vinnarar i alle klasser. Vi premierer dei minste klassene. Vi prøver oss fram med punkt 1 og 2 og 5, med mest vekt på punkt 1. Jørn har ansvaret for arrangementet.
Sak 37/10 – Grendetreffesten 11. sept er en gamblingsdato i forhold til fest. Det er klare (brannforskrift)begrensninger på mulighetene vi har innendørs. Ønsker vi å kjøre en fest med 150 personer som maks, eller vil vi satse på mest mulig folk? Et alternativ er å engasjere STAUT til en konsert. Foreløpig tar de 40.000 for en opptreden. Det er grunn til å tro at prisen øker snart. Balansepunkt på 200 stk a 200 kr. 200 stk som kjøper øl gir nok til å finansiere telt og dansemusikk. Kanskje kan vi få med noen til å dekke den økonomiske risikoen vi tar om vi leier STAUT.
Forslag til vedtak: Fotballgruppen under ledelse av daglig leder går for en stor utendørs fest med ølservering. Det organiseres med telt og levende musikk. Økonomisk balanse og etablering av en fremtidig inntektskilde er målet.
Vedtak: Grendetreff, Lokale musikarar, STAUT-konsert og fest. Vi kan høre om nokon er villige til å vera med å dekke eit ev uderskudd. Jørn undersøker meir rundt muligheita til å dekke eit ev underskudd. Forhåndssalg av billettar. 18 års aldersgrense. Daglig leder og fotballgruppa har ansvar for arrangement. Telt til ølservering. Vi kontakter STAUT til dette arrangementet for å sikre oss dei.
Sak 38/10 – Bok I forbindelse med 100 års jubileet 5. mars 2011 har vi snakket om å skrive bok. Liv Bang og Berit Bang Thorsrud er positive til å bli med meg i en komité som gjennomfører dette. Jeg har snakket med Mikael Dølven som var med i komiteen for skogeierlagsboka. De brukte ca 1 år. 800 eks av boka kom på omtrent 100.000 eks mva. 70.000 var trykkeutgifter og 30.000 honorar til forfatteren. I all hovedsak ga de bort boka. På den måten slapp de mva. Jeg har entet inn tilbud fra Valdres Trykkeri. Forslag til vedtak: Jørn Damslora, Liv Bang og Berit Bang Thorsrud får oppgaven med å skrive en bok. Så lenge Jørn er daglig leder tillates det at han bruker arbeidstiden til møter og reserch som må gjøres på dagtid. Kan han ikke bruke arbeidstiden til dette finnes en måte for å erstatte tapt arbeidsfortjeneste. Denne gruppen er ansvarlig for å søke midler til delfinansiering av boken.
Vedtak: Utsatt.
Sak 39/10 – Revy-gruppe Vi har en utfordring innen revy. Det som startet som et inntektsbringende tiltak er i ferd med å bli en populær aktivitet der ungdom ønsker å utfolde seg videre. Vi må velge om vi vil gi dette tilbudet eller om det ligger utenfor vårt ansvarsområde. Forslag til vedtak: Vi spør Kari Sørbøen og Magnus Leite om de kan tenke seg å sitte i en gruppe som skal tilrettelegge for å dekke ungdommene sine ønsker til revy og teater. Gruppen har møterett og talerett på idrettslagsmøter, men det forventes ingen annet styreengasjement enn å være bindeledd mellom aktører og styret. Vedtak: Det kan vera aktuelt med barnengrupper i revybildet og. Gro Merethe hadde stor sans for dette innslaget. Det er tankar som er aktuelt å ta med seg. Styret kunne tenkt seg Gro Merethe med i gruppa, viss Magnus og Kari vil. Styret ser det som ein fordel å ha binneleddet til gruppa.
Sak 40/10 – Hva må være klart til neste møte?
Vedtak: Undergruppeledere må tenke igjennom kva dei vil drive med neste sesong for å ha dette klart til neste sesong.
Sak 41/10 – Møteplan
Vedtak: 27/5, 26/8, 14/10, 25/11, 13/11, 24/2, 100 års markering 5/3, årsmøte 10/3
Sak 42/10 – Turguide 2011 Det ble aldri skrevet noen avtale om det 4. året, men vi har en muntlig avtale med Ellefsen. han snakker om den. Jeg sliter med motivasjonen og kreativiteten for å skrive 10-12 turer til denne guiden. Jeg mener vi bør gå for 10-12 husmannsplasser med skilting etter mal fra Nord-, og Østmarka. I følge en del personer er dette historielaget sitt domene. Hva gjør vi?
Vedtak: Jørn har prata med historielaget og syntest dette var ein god ide og kunne bidra med info. Det må vera i Idrettslaget interesse å få folk ut på tur. Vi tar ein dialog med historielaget for å sjå kva dei ev kan bidra med. Vårt motto er å få folk ut på tur. Jørn kontaktar historielaget på nytt for finne ei løysing. Jørn koordinerar kva som skal med. Kåre Leite kan vera ein ressurs til dette.
Sak 43/10 – Stoppested Bagn. Mer på møtet.
Vedtak: Jobbe vidare med: Bygge grillar etc (prat med Jørn). Rasteplas. Valdrestunet er ein flott stoppested. Bør finne en plass inne på Tunet (ev Statoil). Skal turistinfon til Nes? Møte 20/4 med SVU ol, Jøran, Roar, Vidar er veldig positive. Jørn jobbar vidare med saken.
Sak 44/10 – Renovering av C-blokk. Styret uttaler seg om mitt utkast til renovering. Ønsker vi å komme med innspill til prosessen? Vi fikk en uke på oss til å si noe. Det er tegnet idrettshall på 80-tallet. Skal vi gjøre noen utspill i den retning? Vedtak: Er det realistisk at det blir noko start i 2012? Kva er realistisk å få til. Det ligger inne 6 mill i langtidsbudsjett, og da kjem det såpass i tippemidler. 12 mill, kva får ein da gjort. Gymsalen er 10 x 20 m. Det hadde vore ynskjeleg med ein på 20 x 40 m. Dobbelt sett garderobe, utstyrsrom etc. Vi har ei oppgåve med å vekke kommuna/politikarane for å bekjentgjera kva alternativ det finnest mellom restaurering og topp moderne hall/samfunnshus. Morten kartlegger litt behov, og Knut Omar kontaktar kommuna for å sondere terrenget.
Sak 45/10 – Eventuelt • Vi spør Bård Sørumshaugen om han vil overta politiattestane. Knut Omar spørr.
Sak 46/10 – Diskusjonstema. Ikke nødvendigvis saker, men vi bør diskutere det og komme til en form for enighet: a) Kontoplan. Hvordan skal det føres i fremtiden. Hvilke prosedyrer gjør det enklest for kasserer å føre slik det er mest hensiktsmessig? Vi ser på dette b) Diskusjon. Hvor går grensen mellom bygdeutvikling og næringsutvikling. Er det viktig for Bagn IL å ha klare grenser mellom hva vi gjør, hva SVU/VD gjør? Jmf mailene mellom meg og Bente Lindahl.
Ref. Runar Kolsrud
Sekretær
