Referat frå styremøte 07.01.2010
Invitert: Anne C. Dyve, Hallgeir Hovdet, , Runar Kolsrud, Morten Bellika Johansen, Jørn Damslora, Kim Tronrud, Emil Listerud, Bjørn Storrø, Gro Merete Holde, Ann Stensrud, Tove S. Haugen, Gro Merete Holde, Morten Bellika Johansen, Emil Listerud, Ann Stensrud, Knut Omar Storsveen, Oddvin Sørbøen
Meldt forfall: Morten Bellika Johansen, Ann Stensrud
Tilstede: Anne C. Dyve, Runar Kolsrud, Jørn Damslora, Bjørn Storrø, Tove S. Haugen, Hallgeir Hovdet, Gro Merete Holde, Knut Omar Storsveen, Oddvin Sørbøen
Sak 1/10 – Godkjenne innkalling m/sakliste
Vedtak: Legger til utsatte saker får førre gong + lengre statusliste.
Sak 2/10 – Godkjenne referat frå styremøte 26.11.09
Vedtak: Prat med Jan Hanson. Delkagelse i anleggsgruppe. DKM (var positive) og fau ved begge skulane. 129/09. Vi sender ut brevet utpå våren. Svettis/steppis, forandre litt på Dametrim: Steppkasser. Svettis/friskis: kr 600 pr. halvår. NIF står bak dette opplegget. Opplegget er positivt mottatt.
Sak 3/10 – Referatsaker
T-skjorter sykkelorientering: 4 innkjøpt og spredd, gul.
Nissemarsj: Bra oppmøte etter posene å bedømme var det 90 støkker. Satser på ein årleg tradisjon
Fotballgruppemøtet 06.01: Jørn presenterte forslag til håndbok, og den vart godt mottatt. Her låg det inne ny økonomifordeling innad i fotballen.
Sak 4/10 – Statussaker
Kongsvegtrippelen: Arrangementet er bestemt. Jørn prata om litt om folder og utforming av denne. Legges/sendes ut som reklame til medlemmer saman med giro og til andre hyttefolk ol. Kongsvegstrippel og aktivitetskalender i samre folder. Jørn setter opp eit forslag slik han tenker å sette samen layout. Satsar på 2 bretting. Løpet er ikkje heilt fastlakt. Trase blir ordna når det blir bart.
Revy: Øving og odisjon begynner laurdag. Kari har stått for det adm. Mikael skal ta det kunstreriske. Det blir ein hektisk periode.
Lydutstyr revy: Kurs 25/1 Øystein Hovrud holler kurs. Espen B og Tørris H har meldt seg på kurs. Sknad blir behandla 13/1. Hovrud skal vera med på generalprøve og premiere for back-up. Vi har tinga utstyr i Hedalen. Filming er ikkje heilt i boks.
Samarbeidsavtaler 2009 og 2010: Expert er har fortsatt ikkje i boks. Jørn har vore i butikken mens Amund ringte. Beløpet er trekt frå Stensrud Elektro. Problemet har liggi hjå Expert. Det er nye ”kostar” hjå Expert som har lovd å rydde opp. Vi får få på plass -08 og -09 for å sjå om vi går vi vidare med Ekspert. Stensrud Elektro ønsker å vera med.
T-skjorter sykkelorientering:
Medlemskontingent: Arrangenemt kalender blir med giro
Ungomssamling: Ordførar vil ha med leder i utviklingkomite L. Elsrud
Seksjon 4 allidrettskurs:
Arkiv: Bjørn har prata med Tore. Åse Østgård blir med for å informere.
Bagn.no: Anne tar kontakt med Bjørnar for å få på plass hjørensparket ol
Høring breddedefinisjon: Skulle sendast ut. Er ikkje sendt ut til alle. Er lakt fram på fotballmøte. Legges ut på bagn.no med adresse på giroark.
Hjertestarter: Oppmansmøte 18/1. Kan ha kurs i startar da viss vi bestemmern
Hedemark teater: Gro spør dei andre i allidrettsgruppa/syklubb om dei kan. Jørn skriver brev til kommuna ang. feil adresse og andre forhold vedrørande regningar ol.
Valgkomite: Jørn har prata med Odd Henning. Jobbar hardt med tunge verv.
Økonomi: ca 750 000,- Har redusert kontobeholdning med ca 250000,- Maskina på leirskoge kosta 350000 + mva. Vi mangla 124000 på å få finansiert maskina. 40000 frå barnehagen som ikkje er kome, kjem. 84000,- manglar. Oddvin garanterer for momsen. Vi setter ut saken til neste møte. Vi er sikre på at mva ref ikkje blir gjeldande på løypemaskin. Kven blir formell eigar og kva gjer vi så. Oddvin setter opp eit tilbod.
Turguide: Pengane for 2009 turgaiden er ikkje kome. Jørn pratar med Ellefsen.
Sak 5/10 – Møtekalender 2010
Bagn IL ønsker hele tiden å bli et bedre idrettslag. Gode rutiner på styrearbeidet er et viktig hjelpemiddel. Styremøtene bør oppgraderes til noe alle stiller forbredt på. Styret bør bestå av dei flinkeste personen i bygdene våre. Arbeidet mellom styremøtene bør preges av trygghet på styrets ståsted og rutiner.
Det har gradvis skjedd en endring i styrearbeidet de siste årene. Arbeidsoppgaver er tydeliggjort (styremedlemmer er blitt materialforvalter, inntekts og arr ans osv) sakspapirer er mer omfattende og tidligere ute, leder er leder og ikke alt mulig mann, daglig leder er ansatt, vi jobber med arbeidsinstrukser og håndbok.
Et virkemiddel for å ta styrearbeidet videre er etter mitt syn å kutte ned på antall styremøter. Mitt forslag er 6 styremøter, årsmøtet og konferansen/ildsjelmiddagen. Legger man antall saker styret har behandlet siste år er forslaget idiotisk, men vektlegger man å ta ut fortjenesten av arbeidet vi har gjort de siste årene blir det mulig. Styret må bare kjøre løpet fullt ut og konsentrere seg om de lange linjene gjennom handlingsplan, budsjett, aktivitetskalender og håndbok, mens detaljene overlates til daglig leder og fotfolket.
Forslag til vedtak:
Styret satser på 6 styremøter i 2010. Det forbredes til dette ved å vektlegge god arrangementsoversikt, god handlingsplan og relativt detaljert budsjett fram til årsmøte.
Vedtak: Som forslag.
Sak 6/10 – Handlingsplan
For å begrense mengden møtevirksomhet er det viktig å ha en plan å jobbe etter. Styremedlemmene bør komme med innspill til handlingsplanen for 2010 på januarmøtet. Med en arrangementsplan, en handlingsplan og et gjennomtenkt budsjett ligger mye til rette for færre møter i 2010.
Forslag til vedtak:
Daglig leder legger fram forslag til handlingsplan i god tid før neste møte.
Vedtak: Aktivitetsplan, anlegg, arrangement. Jørn lagar eit forslag og sender det ut e-post for diskusjon. Lange linjer bør inn i plan. Elles som forslag.
Sak 7/10 – Arrangementskalender
Med en god arrangementskalender slipper vi å bruke tid på datoer, markedsføringen kan starte tidlig og folk kan rekrutteres til oppgaver i god tid.
Forslag til vedtak:
Arrangementsplanen som vises på møtet vedtas og trykkes opp i 2000 eksemplarer. Den deles ut på arrangementer, legges i butikker, deles ut i vinterferien og legges i postkasser.
Vedtak: Dato 30/11 nissemars, tenning av julegran. Vi har vedtatt denne i referatsak. Jørn pratar med Spar, G-sport ol om vi kan sperre av noko av plassen pga trafikk og mange ungar. Jørn jobbar vidare. Helvete i sør blir ein laurdag i juni.
Sak 8/10 – Budsjett
Et godt budsjett, med god oppfølging, er et viktig verktøy for å kunne greie seg med 6 styremøter. Det er viktig at styremedlemmene benytter januarmøtet til å komme med innspill til budsjettet 2010. Bruk av penger som er vedtatt på årsmøte trenger vi ikke å bruke mye styremøtetid på.
Forslag til vedtak:
Materialforvalter, kasserer og daglig leder sender ut forslag til budsjett i god tid før neste styremøte.
Vedtak: Det var meininga at anlegg og ikkje materialforvalter skulle sette opp budsjett saman med kasserar, leder og dagleg leder. Styremøte: 11/2, Forslag/ønsker frå undergrupper må inn før 1/2 , Budsjettmøte 5/2 hjå Bjørn. Kl. 10.00.
Sak 9/10 – Hvor mye er vi villige til å tape på samarbeidstanken som preger Sør-Aurdal?
Vedtak: Ikkje tid til diskusjon.
Sak 10/10 – 5. mars 2011
Hvordan planlegger vi å markere den dagen?
Vedtak: Dette bør inn i handlingsplan. Det har vore prat på bok, da kar vi ikkje meir enn tid og veg. Revy med utgangspunkt i historia. Bankett. Årsmøte? Sette ned ein komite. Tore Skerve er ein som kjenner laget godt, aktuell. Astrid Bang, kan vera aktuell, Kjell Dokken, Svein Thorsrud, Jørn lanserte ide om eit spel til jubileet. Jørn ser på saken om komite.
Sak 11/10 – Håndbok
a) attester se vedlegg
Forslag til vedtak:
Daglig leder fører inn i håndbok.
b) arbeidsinstruks fotballavslutning
Vedtak:
a) Som forslag
b) Mei tekst. Fotballavslunin på våren.
Sak 12/10 – Neste møte
Det oppstår kollisjon mellom generalprøven til revy og styremøtet 4.2.10
Vedtak: Neste møte blir 11/2
Sak 13/10 – Eventuelt
Vedtekstendring: Som forslag, legges fram for årsmøte. Alle ser på forslag som var sak på førre møte. Kommentarar sendast innan neste torsdag.
Arbeidsinnstrukser: Som over.
Klargjere samarbeidsvarianter: Jørn har laga eit forslag til brev. Brevet sendast til idrettsrådet. Vi har lag i desse situasjonane. Det er mange forhold som er i dagen som er lovstridige.
Samarbeidsavtaler: Sjå Forslag. Punkt h) slettes. Klistremerke på løypemaskin strykes til saken rundt maskina er avklara. Kva med skiltplass i Hoppbakken og på Leirskogen. Vi går for forslaget med strykningar/
Kommunefysioterrapaut: Willy Ensik etterlyste allidrett for eldre ungar/ungdom. Korleis organiserer vi dette. Vi har vel eit gammalt vedtak på at allidretten skal vera til dei er 12 år og at dei blir spreidd utover etterpå. Kva endringar må vi gjera for å få plass til dette. Vi bør sjå på dette for å prøve å få til noko.
Idrettsrådet: Vi går ut frå at Morten, Anne reiser. Jørn vi sjå på vedtektene til idrettsrådet først. Anne Grete Aamodt har håndball.
Valgkomiteen innviterast til neste møte.
Ref.
Runar Kolsrud
Sekretær
