Referat frå styremøte 29.10.2009
Invitert: Anne C. Dyve, Hallgeir Hovdet, Knut Omar Storsveen, Runar Kolsrud, Morten Bellika Johansen, Jørn Damslora, Oddvin Sørbøen, Kim Tronrud, Emil Listerud, Bjørn Storrø, Gro Merete Holde, Ann Stensrud, Tove S. Haugen
Meldt forfall: Gro Merete Holde, Morten Bellika Johansen Kim Tronrud, Emil Listerud Ann Stensrud
Tilstede: Anne C. Dyve, Knut Omar Storsveen, Runar Kolsrud, Jørn Damslora, Oddvin Sørbøen, Bjørn Storrø, Tove S. Haugen, Hallgeir Hovdet (kom litt seinare)
Sak 98/09 – Godkjenne innkalling m/sakliste
Vedtak: Brettspel og tippelag under økonomiarbeid. Elles godkent.
Sak 99/09 – Godkjenne referat frå styremøte 24.09.09
Vedtak: Godkjent
Sak 100/09 – Statussaker
- Brev til KIF, NAV og Innvandrertjenesten er sendt. Kif har svara, er positive. Jørn orienterte.
- Impregnerte stolper. Det tok kommunen 4 mnd å komme fram til at de ikke behandler den typen søknader. Knut Omar tar ein prat med Nils Martin Sætrang (Sør-Aurdal Energi BA) .
- Kontor daglig leder. Maling er på veggene, men gulvet mangler. Det trengs også elektriker. Arbeidet går framover.
- Garderobeanlegg. Ferdig og behørig feiret. Bra jobba!!!
- Kongsvegtriologien. Ingenting skjer før elgjakta er slutt.
- Ildsjelmiddag. Lista er laga og sendt ut for komentarar. Frode Kyvåg kjem for å holde eit foredrag. Emne er ikkje bestemt. Foredrag kl. 18.00. Pris på foredrag ca 5000,-. Iki antyda at dei kan dekke ein del viss det er eit ope møte. Jørn har antyda at vi betalar 2500,- og IKI tar reisten. Jørn sender ein e-post til kontakt i Iki for bekreftelse. Foredrag, (info) og medlemsfest. Jørn opnar med ein presentasjon av BIL (15 – 20 min), Frode Kyvåg (18.00 – 19.30) 50,- kr for middag. Jørn pratar med Tor Erland. Ild-sjel middag kl 20.00, påmelding.
- Innetider: Morten var fråverande
- Revy: Mikael og co stiller opp. Vi må kanskje endre tidspunkt pga Mikaels engasjement i Ung i Valdres.
- Utstyrsrommet: Venter
- Anleggsgruppe. Brev er sendt FAU barneskolen, FAU SAUS og DKM. Fulgt opp barneskolen og DKM med telefoner. De har ikke diskutert saken. Jørn følger opp.
- Økonomigruppen Vanskeleg, skjedd lite. Sy-klubben var ikkje interessert i å arrangere juleskreia.
- Arkiv. Tore er fortsatt med, men sier Bjørn må være sjefen. Bjørn pratar med Tore.
- Signaturrett. Er sendt.
- Sparebankstiftelsen i forhold til ”barnepark”. Ingen svar enda. SB-stiftelsen var interessert i info. Jørn følger opp.
- Dugnad rakfiskfestival. Det er tungt å få vakter. Det er kun to som har meldt seg. Hallgeir jobbar vidare.
- Møte med valgkomite. Utsatt da daglig leder anser vedtekt saken vi utsatte på forrige møte som viktig i forkant av møtet.
- Innrapportering fysak. Ikke gjennomført da daglig leder ikke har oversikt over igangsatte og planlagte aktiviteter. Må spørja dei som driver. Kor mykje tid skal vi bruke på dette? Bruk lista frå i fjord.
- Brev sendt til historielaget. Jørn har prata med leder. Venter på utspel frå historielaget.
Sak 101/09 – Referatsaker
- Møte med sameiga, skogeierlaget og Arild Haglund. Målet var å finne ut korleis vi møter grunneigarar. Det vart anbefalt å ta kontakt med kommuna for å få slike planer inn i arealplan. Jørn skal ha møte med Emil i morgon. Jørn lagar Powerpoint som kan presanterast på Skogeigarlags årsmøte, ev Bondelaget. Jørn og Morten har tenkt å slå prosjekta saman til eitt og da søke om 600000,-. Søknadsfristen til Norsk Tipping er i januar, det går 2 år før dei trekker tilbake midler.
- Hedmark teater 33 betalande, 4290 inntekt, 2574 vart vår andel.
- Klubbutviklingskurset og frivillighetssentralen Etter møtet satt Jørn att med ein god følels.
- Basistreningen på Lillehammer Anne, Morten og Guro var på kurset. Meget bra opplegg.
- Besøk på innvandrerskole Jørn og Anne var der. Positivt arrangement, veldig god mat.
Sak 102/09 – Vedtekter
På lov og organiseringskurset på Fagernes oppdaget jeg at vår § 16 medfører det jeg mener er unødvendig byråkrati og lange kommunikasjonslinjer i Bagn IL.
I et fleridrettslag trenger man ikke ha årsmøtevalgte undergrupper.
§ 16 GRUPPER/AVDELINGER – GRUPPESTYRER,
Har lagets årsmøte gjort vedtak om å opprette grupper, ledes hver gruppe av et styre på minst tre medlemmer etter gruppeårsmøtets vedtak.
Gruppestyret må minst bestå av leder, sportslig leder (nestleder) og økonomistyrer.
- Gruppestyret velges av gruppens årsmøte og skal godkjennes av lagets årsmøtet. For årsmøtet i gruppen, som skal avholdes før lagets årsmøte, gjelder bestemmelsene i §§9, 10, 11 og 12 så langt de passer.
Gruppens leder er medlem av idrettslagets styre, med et eller annet medlem av gruppestyret som personlig varamann. Gruppestyret er ansvarlig ovenfor gruppeårsmøtet og idrettslagets styre, for gruppens økonomi.
Gruppens årsmøte kan vedta tilleggskontingent til særformål innen gruppen.
Disse midlene disponeres av gruppestyret.
- Gruppestyret skal behandle alle faglige saker som gjelder gruppens idrettsgren. Det skal gjøre framlegg for lagsstyret om stevner, og stå for det tekniske arrangement. I idrettstekniske saker som bare vedrører gruppen, handler gruppen selvstendig.
Gruppestyret skal sørge for å få fram medlemmene til stevner, og hvis det er nødvendig, fungere som uttakningskomité, og sende rapport til lagsstyret.
Gruppestyret legger frem for årsmøtet, melding om gruppens virksomhet, detagelse og plassering i stevner m.v.
For avdelinger/gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele laget, og avdelinger/grupper kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten styrets godkjenning.[i]
[1] Dette innebærer bl.a. at det bare er idrettslagets styre (hovedstyre der laget har grupper/avdelinger med egne styrer) som kan foreta ansettelser, inngå sponsoravtaler, evt. andre avtaler som binder idrettslaget rent juridisk/økonomisk.
De senere årene har Bagn IL sentralisert en del funksjoner som materialforvalter, økonomiansvaret og anleggsansvaret. Dette avlaster undergruppene en del. Vi vet også at idrettslaget har flere verv enn vi greier å fylle. Umotiverte eller manglende ildsjeler i undergruppene blir ofte propper i systemet, og flere føler de kommer i en uklar mellomposisjon når de sitter i en undergruppe.
Forslag til vedtak:
Bagn IL sitt årsmøte velger heretter en leder i alle undergrupper som er medlem av særforbund. Lederen sin oppgave er å drifte undergruppen og være ildsjelene sitt talerør i hovedstyre og mot særforbundet. Alle andre ”styreverv” i undergruppene velges uten årsmøtevedtak.
§ 16 GRUPPER/AVDELINGER – GRUPPESTYRER,
1. Har lagets årsmøte gjort vedtak om innmeldelse i særforbund, velges en undergruppeleder på idrettslagets årsmøte.Gruppestyret velges av leder og de som går ut av det aktuelle verv.
- Guppens leder er medlem av idrettslagets styre, med et eller annet medlem av gruppestyret som personlig varamann. Gruppestyret er ansvarlig ovenfor og idrettslagets styre, for gruppens økonomi.
- Gruppestyret skal behandle alle faglige saker som gjelder gruppens idrettsgren. Det skal gjøre framlegg for lagsstyret om stevner, og stå for det tekniske arrangement. I idrettstekniske saker som bare vedrører gruppen, handler gruppen selvstendig.
Gruppestyret skal sørge for å få fram medlemmene til stevner, og hvis det er nødvendig, fungere som uttakningskomité, og sende rapport til lagsstyret.
4. Gruppestyret legger frem for årsmøtet, melding om gruppens virksomhet, deltagelse og plassering i stevner m.v.
5. For avdelinger/gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele laget, og avdelinger/grupper kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten styrets godkjenning.[1]
Sekretær og leder er ansvarlig for at vedtektsforslaget som legges fram for årsmøtet er justert for endringene som foreslås her. Undergruppelederne og daglig leder undersøker hvordan forslaget til vedtektsendring mottas blant ildsjelene i undergruppene.
Vedtak: Som forslag
Sak 103/09 – Frivillighetssentral
Bagn IL er ei av cirka 20 lag og foreninger som har søkt om, og fått innvilget støtte til frivillighetssentral. Det er nå satt ned et interimstyre i frivillighetssentralen. Jørn som leder av interimstyret. Dette styret skal organisere et årsmøte i mnd. skifte nov/des. Et nytt styre skal da velges. I tillegg skal vedtekter, handlingsplan og budsjett vedtas. Det ser ut til at frivillighetssentralen skal ha lokaler på Fossvang.
Hvordan skal Bagn IL forholde seg til frivillighetssentralen? Hvem skal møte på årsmøtet?
Vedtak: Her får vi midlar til regjeringa finner på noko anna. 240 – 280.000,- statlig + 100.000,- kommunale midlar. Dagsenteret kunne kommuna tenkt seg å overføre dette frivilligheitssentralen. Vedtekter skal på plass. 5 kandidatar, 1 frå kommuna og 1 frå brukarane + 3 andre. Kommuna er interresert i at sentralen ligger på Fossvang. Sentralen vil gripe inn ein del i det arbeidet BIL driver i dag. Vi ønsker å vera med å utvikle og bruke sentralen. Gran kommune har eit bra opplegg med bla eldredans. Fungerte bra, hadde for det meste tilbod til eldre. 160 % stilling. Omsatte for ca 750.000,- der ca 90 % til lønn. Årsmøte 24/11. Jørn er vår kandidat. Vi håper tiltaket blir bra.
Sak 104/09 – Kopimaskin
Bagn IL fikk kopimaskinen da DnBNor flyttet til Fagernes. Betingelsen var at den skulle være til bruk for alle lag og foreninger. Skal vi gi maskinen videre til frivillighetssentralen?
Forslag til vedtak:
Bagn IL gir kopimaskinen til frivillighetssentralen mot at vi har fri bruksrett.
Vedtak: Som forslag
Sak 105/09 – Breddeidrettslag
Personalhåndboken oppdateres ujevnt og uregelmessig. Om det skal være et poeng med personalhåndbok må den gi svar på de vanligste spørsmålene.
Selv om formålsparagrafen vår ikke sier noe om det, så virker det til å være opplest og vedtatt at Bagn IL er et breddeidrettslag. Diskusjonene jeg hører går mest på hvordan bredde skal tolkes.
Hva mener styret med utrykket breddeidrettslag?
Vedtak: Jørn jobbar vidare med saken til neste møte. Vi trenger ein del meir tid på denne diskusjonen.
Sak 106/09 – Brettspill
Det står store mengder brettspill i kjelleren til Jørn. Vi tjener godt på å selge dem. Hvordan gjør vi det? Vi har tiden ut 2009.
Forslag til vedtak:
Daglig leder tar dem med på møtet i fotballgruppen 5. nov. Hører om noen fotballag er villig til å selge dem. Om vi ikke kan selge dem selv prøver vi å få en elevbedrift til å ta salget.
Diskusjon: Vi ønsker oss ein praksis der spesifikke lag/grupper får spesifikke oppgåver på div slikt arbeid. Vi burde hatt ein praksis der kvart lag jobbar for sin % av fotballgruppas budsjett. Reisten hadde da vore til eige bruk. Jørn og Hallgeir ser på dette. Vi må ta utganspunkt i årets budsjett. Dnbnor cup og serie ligger inne i budsjettet i dag. Økonomiarbeidet Vi må inn med % vis fordeling på dei ulike laga.
Vedtak: 50% fordeling til lag og 50 % til kassa. Jørn setter opp eit forslag og sender forslaget til leder for godkjenning. Etter årsmøte blir det andre fordelingar. Same forslag på sak 107 og 108.
Sak 107/09 – Grasrotandelen
Det er fortsatt svært mange som ikke har registrert grasrotandelen på noen lag. Dersom folk gjør dette før 1.1 har registreringen tilbakevirkende kraft.
Forslag til vedtak:
På møtet i fotballgruppen 5 nov oppfordres trener og oppmenn til en ekstra innsats. Til gjengjeld får fotballgruppa pengene for 4 kvartal i år.
Vedtak: Sjå vedtak sak 106
Sak 108/09 – Tippelag
Tippelag er en fin inntektskilde samtidig som det gir oppslag på Bagn.no.
Forslag til vedtak:
Daglig leder forsøker å sette i gang tippelag drevet av oppmenn og trenere. Inntektene går til fotballgruppen.
Vedtak: Sjå vedtak sak 106
Sak 109/09 – Ny undergruppe
Enkelte aktive elvepadlere snakker om å gjøre Begna padleklubb til en undergruppe i Bagn IL. Dette blir ekstra aktuelt om Bagn IL endrer vedtektene slik at det trengs bare et årsmøtevalgt styremedlem pr. undergruppe.
Forslag til vedtak:
Styret i Bagn IL stiller seg positive til utvidelse av idrettslaget, men spørsmålet må reises formelt av Begna padleklubb.
Vedtak: Jørn sjekkar ut pris på medlemsskap i padleforbundet.
Sak 110/09 – Eventuelt
Mosjon.com
Da lanserer Norsk Friidrett sin nye store mosjonssatsing med åpning av nettsiden www.mosjon.com
Mosjonssatsingen, og spesielt denne nettsiden, gir idrettslagene store muligheter. www.mosjon.com gir deg som idrettsleder og alle de andre medlemmene i laget ditt fri tilgang til å legge inn mål og registrere mosjons- og treningsaktivitet.
Norsk Friidrett oppfordrer alle medlemslagene til å starte mosjonsgrupper og registrere gruppene på mosjon.com.
Vi oppfordrer også alle medlemslagene til å være med og plassere ut TURMÅL, som både medlemmene og andre kan gå og løpe til. Noen av turmålene kan være i nærområdet, mens andre kan plasseres på fjelltopper eller på steder som det er fint å gå eller løpe tur til.
Utplassering av turmål kan gi laget inntektsmuligheter, ved at de som besøker turmålene registrerer turen sin ved å sende en SMS-melding og registrere turen på sin profil på mosjon.com.
Turmålsskiltene koster kr. 100,- pr. stk. for lagene, men
de første 1.000 turmålsskiltene vil Norsk Friidrett levere gratis til lag som melder seg raskt!
Målet er å få plassert ut minimum 10 offisielle turmål i hver kommune.
Som leder i et medlemslag i Norsk Friidrett, bør du allerede på mandag registrere deg som bruker på mosjon.com, dvs opprette din egen side med treningsprofil. Du vil da se at det er et godt verktøy som både du og de andre medlemmene i laget ditt vil få mye nytte og glede av.
I tillegg til mosjons- og treningsregistrering, vil alle nyheter og aktivitetstilbud komme på mosjon.com. Når laget ditt skal arrangere mosjon, har dere selvfølgelig muligheten til både omtale og annonsering på web-siden.
Meste møte: 26/11-09
Ref.
Runar Kolsrud
Sekretær
