Referat frå styremøte 24.09.2009
Invitert: Anne C. Dyve, Hallgeir Hovdet, Knut Omar Storsveen, Runar Kolsrud, Morten Bellika Johansen, Jørn Damslora, Oddvin Sørbøen, Kim Tronrud, Emil Listerud, Bjørn Storrø, Siv Bjørnødegård Nybråten, Ann Stensrud, Tove S. Haugen
Meldt forfall: Oddvin Sørbøen, Tove Haugen,
Tilstede:, Anne Dyve, Morten B. Johansen, , Jørn Damslora. Runar Kolsrud, Knut Omar Storsveen, Gro Merete Holde (møtte som ny leder av allidrett etter Siv), Hallgeir Hovdet,
Sak 89/09 – Godkjenne innkalling m/sakliste
Vedtak: Som vanleg inneheld innkallinga feil dato, det skal sjølvsagt vera 24.09.09. Evaluering etter statuspostar,
ekstra eventueltsaker: ref frå Beitostølmøte.
Elles godkjent.
Sak 90/09 – Godkjenne referat frå styremøte 27.08.09
Vedtak: Det var eitt møte med KKD og ikkje fleire.
Oppfølging frå førre møte:
Revy: Mikael er positiv, men har mykje å gjera. Vi håper på det går i orden.
Amund Stensrud: Expert sentralt er positive, Stensrud Elektro AS er og veldig positiv. Han veit ikkje kvifor dette ikkje er i orden. Knut Omar følgjer opp saken.
Bruksavtale: Morten har prata med Lene Grimsrud. Lene foreslo at vi laga eit utkast til avtale. Morten lager eit utkast til avtale. Kontakt Tore Skjerve for ev. eldre avtaler
Ellers vart referatet godkjent.
Sak 91/09 – Statussaker
- Sykkelorienteringskart: Salget går bra.
- ”Trenerkurs Barneidrett”: 9 stk er ferdig med modul 1-3. Modul 4 som er en skidel blir arrangert i Bagn etter nyttår. Denne modulen er åpen for alle, og de som blir med får tilbud om modul 1-3. OIK likte ideen om jentehelg. Kurset ”vårt” ble omtalt på deres nettside. De av jentene jeg har snakket med er godt fornøyd. Det var eit bra kurs. Deltakarane var godt fornøgd med kurset. Alle har tatt ansvar innan barneidretten. Meget bra!
- Impregnerte stolper: Har purret på Granli. Han lovet å følge saken. Plansjefen har sendt saken til miljøkonsulenten. Ventar på svar….
- Klubbutviklingskurset: Har vært kontakt mellom OIK, Kåre og Jørn ang dato Frivilligheitssentralen
- Kontor daglig leder: arbeidet er påbegynt. Er påbegynt.
- Brev til NAV, KIF, osv: Ikkje sendt. Jørn sender når kontoret er på plass.
- Garderobeanlegget: Snart ferdig. Ny dugnad, 10. eller 17. okt.
- Hedmark teater. Barneidretten har distribuert plakatar. Kvelden er planlagt. Popkorn og brus blir salget.
- Kongsvegtriologien: Friidrettsgruppen med Kim og Roar i spissen er positive til å lage et løp i Bagn vestås. Trase er litt usikkert enda. Elingsæter -> Bjødalen -> Bjødalskampen -> Ellingseter er ett forslag. Stipulert vinnertid er 1.20 min. Flere korte traseer er mulig.
Begna IL v/Håvard svarte følgende da ideen ble presentert: jeg tenkte på det da jeg så at dere skulle ha Kongsvegritt. Daglig leder kaller inn en fra Begna IL, en fra friidrettsgruppen og en fra sykkelgruppen til et møte etter jakta, eller en kveld etter mørkets frembrudd. Bra viss dette blir noko av.
- Ildsjelmiddag: Namn på gjester har begynt å tikke inn. Jørn har ikkje prata med nokon foredragsholdar enda. Middag, foredrag m/påfølgende medlemsfest. Jørn finner foredragsholdar, og sjekker pris for på foredragsholdar. Runar ber inn ildsjeler, (innkalling må inneholde info om foredrag og fest) Gro Merethe ordnar festen. Det blir medlemsfest. Det blir sett opp plakater. Aldresgrense 18 år. Ta med ”niste”. Middag 18.00, foredrag: 19.30.
- Innetider: Morten har oversikt over dei som har søkt, det er få så langt. Det er noko ledig plass, og så har vi Fossvang i tillegg.
- Revy: Sjå lengre opp. Vi satsar på samre tid som før.
- Utstyrsrommet: Intet enda.
- Anleggsgruppe. Det er skrevet brev til Den Kristne Menighet og FAU ved SAUS og Bagn barneskole der de inviteres til å ha en representant i vår anleggsgruppe. Frå barneskule er det intet gjort. Jørn tar opp saken med Den kristne meningheit.
- Økonomigruppen: Intet gjort.
- Arkiv. Dei er nok ikkje kome i gang enda. Jørn prater med Tore om framdrift.
- Multisportkonkurranse. På tankestadiet foreløpig: Det blir ikkje gjort noko før neste år.
- Signaturrett. Sekretær har ikkje kome lenger enda. Står att to underskrifter samt dokumentasjon. Blir ordna i nær framtid.
Sak 92/09 – Referatsaker
- Anleggsleder har søkt Sparebankstiftelsen om 93500 kr til barne”park” på Fossvang. Dette dreier seg om lekeapparater som ikke er spillemiddelberettiget, grillplass og generell oppynting på området. Bra. Det er delfinansiering. Dette er tenkt som eit supperlement til eit anlegg som vi allereie har fått tippemidlar.
- Jørn var hos Rotary mandag 21.09: Kjem seinare.
- Svaret fra KKD har kommet. Det var ikke så positivt som daglig leder håpet, men det stopper heller ikke prosjektet. Kan ikkje overstige 5 % som er til administrasjon. Det vil da bli begrensa til ca 30.000,-. Vi fekk lov til å droppe tinglysingbehovet, men er ikkje heilt sikker på om det er det rette. Jørn jobbar vidare med saken.
- Jørn var på møte i lov og organisering Seinare
- Jørn var på konferanse på Beitostølen. Seinare
- Gunvor Elene har overtatt jobben som kommunens ansvarlige i forhold til innvandrere. Til orientering.
- Morten var på idrettsrådsmøte. Fordeling av kulturmidler. Samre mal som før.
- Vi dekker kostnadene for en bil til Lillehammer på Basistreningsseanse. Morten, Guro og Anne reiser. Det er plass til fleire viss nokon føler seg ”kalla”!
- Jørn har sagt fra til Valdres destinasjon at han ikke vil skilte mer med den skiltplanen som eksisterer i dag. Til orientering.
Sak 93/09 – Daglig leders tanker
Daglig leder prøver å meddele resten av styret på en oversiktlig måte hva han tenker om BIL i dag, og fremover.
Jørn bruker 30-45 min på å presentere sine tanker rundt Bagn IL i dag, og i framtiden.
Vedtak: Det er meir konsentrert om særidrettskretsar. Barn har fortrinnsrett på hallar ol. Jørn orienterte (powerpoint presentasjon er limt inn)
Sak 94/09 – Evaluering Grendatreff
Vedtak: Evaluering grendetreff 2009
Frå sekretariat og kiosk:
- Ingen parkering framfor Fossvangbygget.
- Det må vere fleire folk som deler på arbeidsoppgåvene, fleire skift.
o B. Dokken stod i kiosken heile dagen
o Sekretariatet måtte avløyse ”grillvakta” under ein kamp.
- Alle bør få premie, evt ikkje premie til alle de vaksne også. Nå ble det tre lag som ikkje fikk premie (13+) , mens alle andre fikk noe. Fikk noen tilbakemeldingar frå spelarar som synes dette var rart.
- Bør annonserast betre. Dersom helga er fastsett før haustsesongen startar kan det skrivast på oppsettet til dei ulike aldersbestemte laga.
- Passe lengde på dagen.
- Det var ikkje oppnemnd lagsleiar for dei minste laga. Det vore greitt for sekretariatet å ha ein person pr. lag som de kan kontakte.
Frå dei som sto ved samarbeidspartnarane sine oppgåver:
- Bra at det var alternativ til fotball
- Må vere fleir enn ein ved bruskasseklatringa. Trengs kunnskap for påsetting av utstyr og sikring av klatrar. Blir stiv i nakken av å sjå i været ein heil dag.
- Ingen vaksne som prøvde bruskassene.
Frå daglig leder.
- Grunna kommunikasjonssvikt rundt arrangementsansvaret vart dette ein hektisk dag.
- Mangla mykje folk til å gjennomføre dagen på ein ok måte. Medførte stor slitasje på dei som hadde ”oppgåver”.
- Mykje vart ordna i siste liten av Jørn, Torstein (Morten) og Anne. Griller, høgtalarar, grillvakt osv.
- Bør ha ein ”stunt” speaker og ein sekretariat speaker.
- Nummera på banane stemte ikkje med kampoppsettet. Dette gjorde at mennene spela på mindre bane enn tenkt i starten.
- 2 påmeldte lag møtte ikkje. Dette laga hol i kampoppsettet.
- Kampoppsettet var bra, og det redda oss frå dei store problema.
- Mange bidrog på kort varsel og gjorde at dagen vart gjennomført på ein god måte om ein ser det utanfrå.
- Styret bør bestemme seg kva dagen skal vera, og reindyrke dette meir. Dagen har potensiale som inntektsbringande dag, berre sosial dag eller få folk i gang med trening dag. Vi kan bygge bruer mellom fleire bygder og hyttefolk, vi kan profilere våre samarbeidspartnarar for langsiktig økonomisk gevinst.
Sak 95/09 – Kursing av valgkomite
En god valgkomite er viktig for å få en forening til å fungere optimalt. Valgkomiteene i Sør-Aurdal er ikke alltid slik. Dette bør vi gjøre noe med.
Forlag til vedtak:
Daglig leder kaller valgkomiteen inn til møte.
Saksliste for møtet er følgende: Valgkomiteens mandat.
Arbeidsinstruksene til vervene
Litt enkel ”selgerpsykologi”
Vedtak: Som forslag.
Sak 96/09 – ”Personalhåndbok”
Bagn IL har en del bra rutiner, planer, årshjul, arbeidsinnstrukser, oppmannshefter osv. Dessverre blir disse gjerne glemt eller gjemt. Dette er ingen fordel for de som kommer inn i verv.
Forslag til vedtak:
Bagn IL lager et word-dokument der alle arbeidsoppgaver for ildsjeler i Bagn IL beskrives. Sekretær har ansvaret for dokumentet, og står for alle endringer. Alle sidene skal ha dato for siste endring og navn på sekretæren som gjorde endringen. Endringer skal behandles i styremøte før de gjennomføres.
Vedtak: Som forslag.
Sak 97/09 – Eventuelt
· Minnepenn til undergrupper for lagring/overføre filer til neste mann: God ide. Undergrupper kjøper etter behov.
· Rakfiskfestival: kven organiserer arbeidet? Har ikkje fått forespørsel enda. Fotballgruppa tar jobben eventuelt.
· Idrettsprisen: Unntatt offentlegheit
· Frivilligheitssentral: Stig Solbrekken kjører saken for kommuna. Mange har søkt. 100% stilling (Fossvang) eldre kafe, utkjøring av mat ol. Jørn orienterte om saken. 6. okt skal saken opp i formansskapet. 8. oktober er det møte, Jørn representerer Bagn IL på møte. Meir orienterer på neste møte.
· Folkehelsekoordinator: Kva aktivitetar har vi. Det kom ein e-post frå ho ang aktivitetar vi har for å lage oversikt. Jørn svarer.
Motto for Bagn IL: Mø e me mø me
Meste møte: 29/10 -09
Ref.
Runar Kolsrud
Sekretær
