Referat frå styremøte 05.02.2009
Invitert: Anne C. Dyve, Hallgeir Hovdet, Knut Omar Storsveen, Runar Kolsrud, Maren Rønnaug S. Hippe, Morten Bellika Johansen, Jørn Damslora, Oddvin Sørbøen, Kim Tronrud, Emil Listerud, Bjørn Storrø, Siv Bjørnødegård Nybråten, Ann Stensrud
Meldt forfall:, Siv Bjørnødegård Nybråten, Bjørn Storrø
Tilstede: Emil Listerud, Jørn Damslora, Hallgeir Hovdet, Ann Stensrud, Maren Rønnaug S. Hippe, Anne C. Dyve, Morten Bellika Johansen, Knut Omar Storsveen, Runar Kolsrud Oddvin Sørbøen, Kim Tronrud
Sak 18/09 – Godkjenne innkalling m/sakliste
Vedtak: Sak 22/09 utsatt, + bagn.no og søknad frå Begna IL
Sak 19/09 – Godkjenne referat frå styremøte 15.01.09
Vedtak: Godkjent
Sak 20/09 – Referatsaker
• Registrering frivillighetsregisteret, Denne er no i boks.
• Turgaid, muntlig avtale er på plass. Ellefsen har begynt salget for 2009. Ellefsen og Jørn er enige om å få til noe sammen i 2011.
• Tilsagn om spillemidler, Vi har fått tilsagn om 25000,- til lys på ballbingen.
• Idrettens Kompetansesenter, Spørreundersøkelse, Jørn har svara.
Sak 21/09 – Statussaker
• Dugnad – Les vedlegg 1. Er det flere som bør få brevet? Knut Omar refererte vedlegget. Ta ut Reinli sokneråd, bør begrense det til Bagn. Jørn møter for Bagn IL.
• Idrettsregistreringen, Blir prioritert framover
• Sykkelorienteringskart Jørn skal på eit møte i Hønefoss i morgon ang. opplegget.
• Grasrotandel – brev klart til utsending? (vedlegg 2) godt skrevet. Blir distribuert i undergrupper (aktive) + skuler. Hallgeir spør i sporten om vi kan legge ut info. Oppslagstava på Tunet, Ica, skuler og liknande.
• Filming Revy Oppsøkjande salg, forhåndsalg på revy, stand på tunet. Vi bestiller 100 a kr 150,-.
• Politiattester Lite tilbakemelding, må purrast opp.
• Samarbeidsavtaler, utsettes til møtet med næringslivet i mars.
• Valgkomite – Runar orienterer, Sekretær og sportsleg leder i fotball manglar. Jørn bør erstattast. Han kan ikkje sitte i styret når han blir ansatt. Jørn kontakter valgkomite.
• Revy Mikael orienterte om framdrifta for året revy, ”ein ny vår”. ”Mø trur det går bra”. Har nok stoff. Det blir 22 nummer. Åpningsang og avslutning er det same som i fjor, med tilpassingar til årets namn. Det var bra oppslutning blant yngre jenter. Ørnulf er med med ansvar for lyd og musikk. Har spelt inn på cd, samt noko komp. Skal leige trålause mikrofonar frå Hedalen. Det blir eit lite band på to låtar. Det er ikkje sett opp budsjett. Reknar med å bruke samre utgift som i fjor. Ein fredag og to laurdalsforestillingar. Da har vi søndag å rydde opp. Vi skal ha øving neste helg. Da blir gymsalen rigga med utstyr. Salen kan ikkje brukast. Vi kan bruke Fossvang til våre inneaktivitetar. Mikael kontaktar Ørnulf for at han skal prate med Morten om bruken. Servering blir over samre leist som i fjord. Lys og lyd riggast før stolar blir sett ut. Kjell Jonny Hagen styrer lys. Torsdag ettermiddag trenger vi garderobane. Da blir det generalprøve kl. 19.00. Svømmehallen må stenge sin aktivitet torsdag og laudag, Morten ordnar det. Marit tvenge sminke, Hilde G og Bente B Dokken kostyme, Runar kulisser, vi trenger ein til å håntere mikrofonar. Sjekke ut om Torstein er ikkje heime, Kai Reidar (Jørn spør), Mikael Fønhus overtar jobben vis ikkje dei nemde at kan. Geir Norling er kontakta og er posetiv. Oddvin og Anne Kristin ordnar bilettar. Selge reklamegenserar i pausene. Oddvin bestiller opp nokre fleire store størrelsar.
Sak 22/09 – ”Assisterande” daglig leder
Med daglig leder på plass 1-2 dager i uka har Bagn IL større mulighet til å hente inn ”gratis arbeidskraft” gjennom språktreningsprosjekter, friomsorg, siviltjeneste, rustjenesten, NAV osv.
Disse prosjektene krever i varierende grad oppfølging. Det er naturlig at daglig leder, sammen med anleggsleder, har dette ansvaret. Styret bør mene noe om hvor mye tid daglig leder skal bruke på denne typen oppgaver.
Forslag til vedtak:
Vedlagt brev ( vedlegg 3 )sendes til ruskonsulent, flyktningkonsulent, trygdekontoret, KIF og NAV.
Vedtak: Utsatt
Sak 23/09 – Årsmøte idrettsrådet
Hvem møter for Bagn IL. Jørn er på jobb. Det sitter noen begninger i styret for idrettsrådet. Skal de få fullmakter? Skal vi fremme nye kandidater til vervene? Det er viktig å være representert i idrettsrådet. Mange viktige avgjørelser tas der, og et sterkt idrettsråd tjerner idrettslaget.
Forslag til vedtak:
Vedtak: Forslag på folk til styret: Jørn kan ikkje sitte i styret da han blir ansatt i Bagn IL. Det er muligens anledning til å søke om unntak. Jørn kontaktar Idrettsrådet via Knut Omar.
Morten og Anne reiser på årsmøte. Terje har styrefullmakt.
Sak 24/09 – Årsmøteforberedingar
Gjennomgang av årsmeldingar, handlingsplanar, budsjett og regnskap for hovedlag og undergrpper.
Vedtak: Kommentar:Håndball vil koste kr. 1000,- viss vi ikkje legger ned gruppa (årsmøtesak). Interne overføringar 37000 ut i adm.
Mikkael bør nemes i forbindelse med revy, sykkelgruppe skal inn (undergr.leder og) bagn.no, Overskrifter på undergruppenes årsmeldingas/handlingsplanar og budsjett.
Ski: Turrenn, landsrenn, ungdommens holmenkoll, Birkebeiner, Nordea cup ol.
Alle leser igjennom årsmeldinger og gjer ev. kommentarer til forfatter.
Handlingsplaner: Hovedlaget:anleggsgruppe, Morten har god kontakt med ulike personar som kan gjera ulike jobbar. Skulle hatt ein betre oversikt på div maskinfolk . Jørn meiner det vore ein fordel å formalisere gruppa for lettare å kunne føre gruppa viare når folk går av.
Under gruppene
Alle ser igjennom.
Sak 25/09 – Brønnøysundregisteret
I arbeidet med registrering i Brønnøysundregisteret grunnet grasrotandelen kom det fram at endringsrettighetene lå til en tidligere kasserer. At kasserer har disse rettighetene er fornuftig. Det bør imidlertid være dagens kasserer 
Er det fornuftig at leder eller sekretær har myndighet til å gjøre endringer i Brønnøysundregisteret i tillegg til kasserer? No som vi blir arbeidsgjevar er det ein lettvinn måte å levere terminoppgåver for skatt og arbeidsgiveravgift som skal gjerast annankvar månad.
Forslag til vedtak:
Straks etter årsmøtet ordner sekretær det slik at kasserer og leder har fullmakt til å gjøre endringer/registreringer i Brønnøysundregisteret. Sekretær endrer vedtektene/arbeidsinstruksene i henhold til dette styrevedtak innen årsmøtepapirene sendes ut, om slike endringer er nødvendige. Sekretær sørger for at rutinen med endringer i Brønnøysundregisteret kommer inn på årshjulet.
Vedtak: Sekretær oppdaterar brreg. Etter årsmøte. Siste valg.
Sak 26/09 – Pc og lignende til dagleg leder
Jørn fekk på forrige møte i oppdrag å finne ut kva han trenger til kontorutstyr og innhente prisar på dette.
Vedtak: Jørn skal ha pc. Post på budsjett på 20000,- til div. kontorutstyr. Knut Omar blir med og ser på pc og lignende.
Sak 27/09 – Avskjedspressang
Komiteen jobbar med saken i kveld, så den blir ettersendt
Forslag limast inn
Forslag til vedtak:
Vedtak: Vi satsar på bruksting. turkopp på 5 år, kniv på 10, bruksting (ca. 1000,-) 20 år (bør vere ein bra ting). Gjenstanden bør innehalde ei helsing, og takk for innsatsen. Bør gi blomar når sentrale personar fell i frå. Det kom spørsmål om det måtte vere samanhengande, det kan vi ta ved ein seinare anledning. Skal vi inn på ei slik linje bør vi inn med eit kartotek.
Sak 28/09 – Vedtektsendringar
Alle medlemslag i Norges Idrettsforbund fekk for ca eitt år sia i oppgåve å ”harmoisere” vedtektene sinte til den nye basislov normen som er kome frå idrettsforbundet. Runar og Jørn fekk i oppgåve å gjennomgå denne. Det arbeidet vart gjort i vår og vedtektene skal vedtakast på årsmøte for sia å bli godkjent av kretsen ( vedtekts forslag vedlegg 4 ).
Forslag til vedtak:
Framlagt forslag forstås slik: Det som er utheva og understreka er føreslege sletta, det som er utheva og kursiv er endra. Forslag til endringar godkjennast og blir lagt fram for årsmøte i Bagn Idrettslag.
NB! Fotnoter er ikkje korrekt oppsett. Dette får eg ikkje tid til i kveld så den blir ferdig til årsmøte. Teksten ellers er i orden (trur eg)
Vedtak: Vi var igjennom dette i vår.
Sak 29/09 – Drøftingstema, støtte/ Løypelag
Bagn Idrettslag har fått ein forespørsel om støtte til kjøp av løypemaskin, og vi veit det er på tur ein til. Samt at vi har begynt å støtte Hellebuklia Løypelag. Vi bør ta ein diskusjon på kva vi gjer med desse henvendelsane, og kvar vi ev. skal bidra. Skal vi inn på egarsia eller bidra med så store summar det er søkt om er vel dette noko som må inn i budsjett, og må (kanskje) opp som eige årsmøtesak?
Det vart ein lang og konstruktiv debatt om saka. Kim hadde eit innlegg med sine synspunkter. Han meinte skigruppa i Bagn IL og Begnadalen IL går inn i Begna IL. Ser ein i området rundt oss er det meir reinspikka skilag. Kim meinte saken burde sonderast for å sjå om det kan koma til ein enigheit. Morten lurte på om skifolket ville ut av Bagn IL, der ein har den store medlemsmassa. Morten meinte som Kim at løypenettet ikkje var godt nok for å tilfredstille framtige behov. Viss skifolket skulle enast i Begna IL ville dei bli relativt få og vil ”slite” for å få økonomien i hop. Oddvin er engasjert i ski, og i tillegg ein sterk patriot. Det har vore eit snitt på ca. 50 deltakarar på klubbrenn (26 frå Leirskogen) Skal Åsemyre byggast endå meir enn i dag for å tilfredstille krav til dusj og lignende. Dette har vi i alt liggande på Leirskogen. Det vil koste mindre å anlegge meir løyper på Leirskogen fordi ein legger meste av løypene på jorder. Maren R. fartar rundt ein del på større renn, og ofte blir sanitære forhold løyst ved innleigde telt. Maren kommenterte lista til Oddvin. Nedlagsfeltet for folk vil vera ganske stort på Åsemyre viss ein slår ein ring med passar. Utedoen er det gjort grep med. Det er maskin som er det . Maren meinte Bagn IL kunne kjøpe maskina av Begna IL som da blir ståande på Leirskogen. Ellers så fortsetter vi som vi har gjort. Leirskogen som bygd er villige til å stille med mykje dugnadsinnsats. Morten meinte at strengt talt behøvde vi ikkje anlegg på midten. Går vi tungt inn på Åsemyra vil det vera Bagn IL som må inn med mykje midler fordi det er Bagn som har dei beste inntektene. Det at det er på Åsemyra det er trening er jo fordi der dei maskin. Jørn såg på løypa på Leirskogen som eit nærmiljøanlegg, og da skulle det vore løypemaskin. Leirskogen er Bagn IL sitt anlegg. Jørn meinte at vi kunne støtte maskin på Leirskogen fordi det er vårt anlegg, men skal vi inn på Åsemyra er det ei årsmøte sak fordi da må vi utover idrettslagets grenser. Kim lurte på korleis grunneigar samarbeidet vil vera på Leirskogen, det har vore diskusjonar før. Skileikanlegg med litt lysløype bør det vera på Leirskogen. Morten meinte Bagn og Leirskogen hadde sove litt i timen. Åsemyra hadde eit bra anlegg. Det er ikkje aktuelt for Bagn IL å kjøpe maskina av Begna for Oddvin meinte han har ei betre maskin på hånd. SVU hadde lysløype på Bagn vestås på dagsorden, ikkje pr. i dag. Er vi tent med at hyttefolket skal bygge opp sine eigne idrettslag. Knut Omar henstilte til samarbeid om meir felles anlegg. Er det enigheit i skigruppa. Grunneigarane på Leirskogen er velvillige.
Oddvn sitt forslag: Vi gir 50000,- til Begna IL og fortsetter med Leirskogen som hovedanlegg for Bagn IL. Jørn etterlyste kva som var lakt inn i budsjettet, og Morten sa at det var budsjettert med 100000,- til maskin. Det var ikkje spesifisert kvar dei skulle/kunne brukast. Hallgeir er enig med Oddvin, vi kan gå inn med 50000,- til kvar maskin.
Jørn sitt forslag: Alle anlegg til Bagn IL er nærmiljøanlegg. Vi legger inn ei sak til årsmøte om støtte til Begna IL på kr. 50000,-
Knut Omar tenkte at saken kunne sendast til drøfting skigruppa. Vi utvider budsjettet til 200000,- . Vi støtter Begna ILmin 50000,- og maks 75000,-
Vedtak: Vi behandler dei søknadene som kjem inn og vurderer alle søknader separat.
Sak 30/09 – Løypemaskin på Leirskogen
Bagn IL sitt hovedanlegg for ski har de siste 25 år vært på Leirskogen. Her har det vært kjørt løyper med snøscooter i alle år, mens de tre siste årene har det delvis blitt kjørt løyper med innleid tråkkemaskin fra Tonsåsen. Løypenettet historisk har bestått av en 5 km, en 3 km, en 2 km og lysløypa på 1,6 km. De siste årene har det bare blitt kjørt lysløype samt en rundløype på ca 10 km når tråkkemaskina har kommet. Tråkkemaskina har i hovedsak blitt finansiert av lag og foreninger på Leirskogen med et tilskudd fra idrettslaget. Det som har gjort dette til en god ordning så langt er at det har blitt betalt en latterlig lav pris for kjøringa. Nå er det kommet dit at Tonsåsen Opptreningssenter må ha betalt ”normal pris” for dette. Dvs ca 3000-3500 kr per tur de kommer med maskina. Dette er ingen holdbar ordning. Det blir dyrt og i tillegg får vi ikke kjørt så ofte som det er behov, eller de ønskede traseer. Målsetting er å kunne holde lysløypa og en løype gjennom ”sentrum” av Leirskogen åpen hele tiden, mens en lengre trase utover/oppover åsen oppe i helgene. Da er alternativet snøscooter, og da har det stort sett blitt brukt privat scooter da idrettslaget sin skal være stasjonert på Fossvang for å kunne brukes flere steder.
Med dagens krav til løyper er ikke snøscooter et fullgodt alternativ. Vi hører ofte at løypene ikke er bra nok, og den tradisjonelle Valdresstafetten lar seg ikke gjennomføre med kun snøscooter.
Med et økende fokus på skileik og andre øvelser i tradisjonelt langrenn, slik som skicross stilles det større krav til prepareringen. Vi har de siste årene hatt en stigende deltakelse på våre klubbrenn, i fjor var det totalt 87 deltakere med. I tillegg til et økende engasjement fra foreldre og andre er nå tiden inne for en forbedring av produktet.
Det er nå en fire-fem karer med ulik kompetanse som har sagt seg villig til å stå for løypekjøring og vedlikehold av en eventuell maskin. Spørsmålet blir da finansering av kjøp av tråkkemaskin og driftsutgifter.
Forslag til vedtak:
Det dannes et spleiselag , en form for løypelag som står for kjøp av maskinen. Idrettslaget er her ryggraden idet, og går inn med en sum på maks 150 000 i andelskapital til kjøp av maskin. Det selges da andeler pålydende 3000 kr til privatpersoner, bedrifter og andre lag som går inn som finansering for maskinen. For de som kjøper andeler ligger det ingen heftelser med årlig kontingent, men spørsmål om løypebidrag blir sendt ut hvert år. Idrettslaget står ansvarlig for de løpende driftsutgifter.
Vedtak: Etter mykje diskusjon vart det enigheit om å bevilge 150000,- til kjøp av løypemaskin på Leirskogen.
Sak 31/09 – Sykkelritt
Sykkelgruppa ble samlet for å vurdere å arrangere sykkelritt på Veståsen.
Undertegnede har undersøkt litt om sykkelorienteringsritt, selv om det i utgangspunktet synes å være interessant og moro, har kommet til den konklusjonen at det vil bli for ”smalt”. Slik at det vil bli vanskelig å få med deltagere både utenfra og lokalt.
Derfor har sykkelgruppa ett konkret forslag om et vanlig terrengsykkelritt med en kort løype og en lang (se vedlegg).
Vi tror det vil bli enklere å få med barn, unge og voksne med varierende form i ett sånt arrangement.
Det er også forslag om å arrangere dette ritt lørdag 8. august.
KORT LØYPE (RØD): Start ved Ellingseter, tar av ved Skrikkarvollen ned til Bukfyll, følger Sameigevegen til hølervatnet, tar av mot Hølervassåsen til Skrikkarvollen og videre til Ellingseter.
Familieløypa (kort) er ca 20 km, går kun etter grusveg, enkel for alle, uten tidtakning.
LANG LØPE (BLÅ): Start ved Ellingseter, tar av ved Skrikkarvollen ned til Bukfyllsætrene, kjører herfra gamleveien(sti) forbi Fløtasætrene ned til Liarvollen, følger Sameigevegen til midtre Alketjern tar av her til Erstadrødningen, herfra følges gammel traktorveg (sti) til Vangen og videre ned til Teinvassåsvegen, følger denne til enden av Buavannet i Nes kommune, kjører Sameigevegen ”hjem” igjen. Tar av denne ved Kælkenvegen følger denne til stien til Dampsaga, videre fra Dampsaga kjører en gamlevegen til hølervassætra, videre forbi Øvre Bukfyll til Skrikkarvollen. Følger Åsvegen til Hellebekk og kjører gamlevegen fra Hellebekken til Bøven og mål ved utgangspunktet Ellingseter.
Lang Løpe er ca 50 km lang, noen mer krvende partier, er tenkt med fellesstart og tidtakning
Spørsmål som styret i iddrettslaget bes ta stilling til:
1. Vil styret gå for denne løsningen som sykkelgruppen kommer med?
2. I så fall, skal Bagn IL stå som arrangør, aktuelt navn?
3. Eventuell videre framdrift i planen?
Vedtak:
Spørsmål 1: Gruppa var suverene til valg av trase. Dato som er valgt, er det pr. i dag ingen andre i nærmiljøet.
Spørsmål 2: Kongsrittet? Vi kom ikkje på noko betre i kveld.
Spørsmål 3: Navn, grunneigargodkjenningar. Fortsett framdrifta.
Sak 32/09 – Eventuelt
• Bagn.no Bjørnar Lie var interresert i å vera redaktør. Paul er interresert i å vera backup. Tut og kjør.
• Andelsbrev i tippelag: Hallgeir la fram andelsbrev og ville gjerne ha flest mulig. Mange tegna andelar.
• Søknad frå Begna Idrettslag om tilskudd til kjøp av løypemaskin: Sak 29 og 30 samt søknaden frå Begna IL vart diskutert mykje i samanheng.
Resultatet vart: Bagn IL legger saka fram for årsmøte til Bagn IL med forslag om å støtte Begna IL med kr. 50000,- til løypemaskin. Budsjettet til anleggsgruppa blir utvida frå 100000 til 200000 for bruk på løypemaskiner.
Ref: Runar Kolsrud
